Nie każdy przedsiębiorca ma świadomość konieczności rejestracji w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO). Jeśli już się zarejestruje, nie ma pojęcia, jak zacząć zarządzać odpadami w BDO.
Chociaż rejestr w Bazie danych odpadowych działa od 24 stycznia 2018 r., to dopiero od 1 stycznia 2020 r. zaczął w niej funkcjonować moduł ewidencyjny, a stopniowo później moduły sprawozdawcze. Problemy przedsiębiorców nie zniknęły z początkiem działań w Bazie danych o odpadach. Przedsiębiorcy zadają sobie pytania, kto powinien znaleźć się w BDO, jakie odpady mają być w niej zarejestrowane oraz jak zacząć z niej korzystać. Marszałek województwa dokonuje wpisu do rejestru Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami na wniosek lub z urzędu, ale uzyskanie odpowiedzi na pytania utrudnia wysokie obłożenie urzędów marszałkowskich. Duża ilość pracy dotyczy zmian w funkcjonowaniu zarządzania gospodarką odpadową w zakresie zadań związanych z BDO. Główne problemy dotyczące korzystania z Bazy danych odpadowych, z którymi zmagają się przedsiębiorcy, zostały opisane poniżej.
Archiwizacja danych dotyczących odpadów
Według art. 72 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach, dane, na podstawie których są sporządzane dokumenty ewidencji odpadów wprowadzone do BDO, należy archiwizować. Zgromadzone informacje są podstawą do tworzenia ewidencji odpadów w BDO. W związku z tym przez 5 lat powinniśmy działać dwojako – w formie elektronicznej i papierowej. Dobrym rozwiązaniem na uporządkowanie danych w przedsiębiorstwie jest skorzystanie z własnego systemu, w którym każdy obrót odpadami jest rejestrowany. Korzystanie z zewnętrznego systemu, stanowiącego alternatywę dla BDO, to rozwiązanie nieobowiązkowe, jednakże może ułatwić realizację obowiązku wprowadzania danych odpadowych. Zazwyczaj zewnętrzne systemy odpadowe cechują się uproszczoną procedurą wprowadzania danych, ich całkowitym monitoringiem, a także rozdzieleniem odpowiedzialności wewnątrz przedsiębiorstwa. W przypadku przerwania (awarii) pracy BDO wprowadzone dane pozostaną zarchiwizowane w systemie zewnętrznym, który gwarantuje dalsze prowadzenie ewidencji odpadów w formie elektronicznej i papierowej.
Wdrażanie pracowników przez Bazę danych o odpadach
Sporym problemem jest wdrożenie pracowników do nowego systemu sprawozdawczości odpadowej poprzez BDO. Poza małą ilością czasu wdrożeniowego pojawiają się problemy związane z nowymi możliwościami. Z perspektywy działającego przedsiębiorstwa, zmiany stawiają wiele nowych wyzwań. Nowy system sprawozdawczości odpadowej jest nieznany, często również mało intuicyjny. Wprowadzanie danych do systemu odpadowego wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Poczynając od poprawności informacji, braku wiedzy o sposobie klasyfikacji oraz weryfikacji danych, aż po ich dublowanie w systemie odpadowym. Obowiązkiem ciążącym na prowadzącym działalność jest zapewnienie poprawności wprowadzanych danych odpadowych. Pod uwagę należy wziąć także bezpieczeństwo dostępu do systemu odpadowego od strony technicznej, jak i odpowiednie nadanie uprawnień oraz obowiązków osobom funkcyjnym. Nawiązując do poprawności informacji należy zwrócić szczególną uwagę na masę odpadów przyjętych i przekazanych, ponieważ jest to ściśle powiązane z kartami przekazania odpadów (KPO).
Prowadzenie ewidencji odpadów w formie papierowej
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, że to właśnie przekazujący odpady jest zobowiązany do wystawienia KPO. W BDO wystawienie karty przekazania odpadów odbywa się elektronicznie. Możliwość wydania formy papierowej istnieje do końca 2020 r., jeżeli podmiot odbierający odpady nie jest jeszcze zarejestrowany w BDO oraz w sytuacji, w której podmiot nie ma innego wyjścia. W przypadku braku możliwości wystawienia karty przekazania odpadów online poprzez BDO warto przygotować sobie ją z wyprzedzeniem czasowym, pamiętając jednak, że po zatwierdzeniu KPO nie będzie możliwości jej zmiany. Drugą możliwością wystawiania papierowej KPO jest awaria Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, przy czym na jej stronie musi być zamieszczony odpowiedni komunikat.
Numer rejestrowy z Bazy danych odpadowych
Jedną z nowości przy wypełnianiu dokumentów jest numer rejestrowy z Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Przedsiębiorca powinien zawrzeć numer rejestrowy z BDO w każdym dokumencie związanym z działalnością w kontekście odpadów oraz produktów i opakowań. Brak numeru rejestrowego z Bazy danych o odpadach może być sankcjonowany w postaci kary pieniężnej, w niektórych przypadkach nawet do 1 mln zł.
Przedsiębiorca w Bazie danych odpadowych może zetknąć się z wieloma problemami. Przez zmiany i do tej pory niedopracowany system, użytkownicy nie są zaznajomieni z możliwościami Bazy danych o odpadach. Z przyczyn związanych ze stanem epidemii, okres sprawozdawczości odpadowej został przesunięty. Warto w tym czasie wdrożyć się do Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Należy przemyśleć, czego jeszcze nam brakuje i jak działać, aby w Bazie danych odpadowych uniknąć nieprawidłowości.
Ostatnim dniem z możliwością prowadzenia ewidencji odpadów w formie papierowej jest 31 grudnia 2020 r., zgodnie z art. 236a ustawy o odpadach. W ostatniej zmianie art. 236a ustawy o odpadach, przez art. 26 pkt 1 ustawy z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. poz. 875, z późn. zm.), został usunięty ust. 3, który zobowiązywał do wprowadzenia do BDO papierowej ewidencji odpadów z 2020 r. w terminie do 31 stycznia 2021 r. Został więc zniesiony ten obowiązek.
Należy jednak pamiętać, że papierowa ewidencja odpadów po 2020 r. nadal będzie możliwa, ale tylko w przypadku ogłoszonej awarii BDO. W takim jednak przypadku ewidencję odpadów trzeba będzie wprowadzić do BDO w terminie 30 dni od dnia ustania awarii, zgodnie z art. 67 ust. 10 ustawy o odpadach.
Powyższe obowiązki dotyczą głównie przedsiębiorców, ale muszą je również realizować inne podmioty (organizacje, urzędy itd.) objęte obowiązkiem rejestracji w BDO, w tym obowiązane do prowadzenia ewidencji odpadów.
Autor: Justyna Poźniak
Zobacz również:
Przeczytaj także: