facebook piksel profilu firmy atmoterm

Gospodarka odpadami przy użyciu narzędzi IT

sprawozdawczość odpadowa przy użyciu systemów komputerowych

Od ponad 2 lat system teleinformatyczny – Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO) działa w funkcjonalności, która obejmuje prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości odpadowej. Cyfryzacja jest kierunkiem rozwojowym i pożądanym, a zastępowanie dokumentów papierowych formularzami online oraz tradycyjnych archiwów cyfrową bazą danych jest znakiem naszych czasów. Warto jednak zastanowić się, jakich funkcjonalności w BDO najbardziej aktualnie brakuje i jak można sobie z tym poradzić.

Wsparcie dla państwowych organów kontrolujących i analizujących dane

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że przedsiębiorca nie jest jedyną stroną korzystającą z Bazy danych odpadowych. Wystawianie kart przekazania odpadów (KPO), prowadzenie ewidencji oraz ostatecznie sporządzanie sprawozdania rocznego w formie cyfrowej daje jednostkom administracyjnym doskonałe narzędzia do kontroli i przepływu danych. W sytuacji, kiedy wszystkie informacje przechowywane są w uporządkowanych tabelach, bo tak ostatecznie należy postrzegać informacje wprowadzane do BDO poprzez różne formularze, znalezienie różnicy w masie dla poszczególnych odpadów w zakresie ewidencji czy porównanie mas odpadów wytworzonych do masy zawartej w sprawozdaniu rocznym nie powinno stanowić problemu. Takie operacje mogą być wykonane automatycznie bez konieczności angażowania dodatkowych pracowników jednostek kontrolujących.

Ponadto każdy pojedynczy wpis do jakiegokolwiek systemu teleinformatycznego jest rejestrowany. Warto w tym miejscu przypomnieć o zapisach art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach, które wprowadzają obowiązek prowadzenia na bieżąco ilościowej i jakościowej ewidencji odpadów. Pomijając kwestię ogólności i możliwości interpretacji tego sformułowania, sama kontrola przestrzegania tego obowiązku również stała się łatwiejsza.

Czego w BDO brakuje najbardziej?

Jakich zatem możliwości ułatwiających przedsiębiorcom i innym podmiotom pracę w Bazie danych o odpadach brakuje? Na przykład automatycznego przenoszenia do karty ewidencji odpadów (KEO) informacji zawartych w karcie przekazania odpadu, której stworzenie konieczne jest w celu rejestracji transportu. Oczywiście nie zawsze KPO może posłużyć do wypełnienia ewidencji w zakresie odpadów wytworzonych, jednak dopuszczenie możliwości zautomatyzowania tego procesu byłoby znaczącym udogodnieniem dla wielu podmiotów. Jednocześnie konieczność dodawania wpisów w zakresie ewidencji odpadów przekazanych i przyjętych również wykazuje duży potencjał do automatyzacji. Byłoby to szczególnie istotne dla jednostek wielooddziałowych, takich jak różnego rodzaju sklepy, stacje paliw, punkty gastronomiczne, które najczęściej nie magazynują odpadów bezpośrednio w miejscu wytworzenia i na bieżąco przekazują je dalej.

Kolejnym elementem, który mógłby zostać znacząco uproszczony, jest roczna sprawozdawczość, szczególnie w zakresie sprawozdania o odpadach wytworzonych i gospodarowaniu odpadami – dział XI, informacja o odpadach wytworzonych. Każdy, kto wypełniał przez Bazę danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami sprawozdanie roczne, zdaje sobie sprawę z trudności w tym zakresie. Aby wprowadzić jakiekolwiek dane ilościowe i jakościowe w zakresie poszczególnych kodów odpadów, na początku należy w ramach działu I wskazać dane identyfikujące podmiot sporządzający sprawozdanie. W ramach tego działu należy również określić, jakie miejsca prowadzenia działalności zostaną wykazane w ramach sprawozdania do właściwego marszałka. Biorąc pod uwagę, że każde miejsce prowadzenia działalności ma przypisane dane teleadresowe, to logicznym rozwiązaniem wydawałoby się zbudowanie tej struktury automatycznie z dopuszczeniem do edycji dla użytkownika. Jeżeli ten pomysł jest zbyt śmiały to dużym udogodnieniem, w szczególności dla koordynatorów podmiotów wielooddziałowych, byłaby możliwość kopiowania struktury założonej w poprzednim roku sprawozdawczym. Oczywiście w takiej sytuacji na pewno konieczne byłoby wprowadzenie drobnych poprawek bezpośrednio przez użytkownika. Przykładowo łatwiej dopisać 5 nowo otwartych sklepów niż od nowa (w tym roku po raz trzeci) wpisywać 800, które nie uległy zmianie. Najważniejsza jednak jest konieczność wprowadzania informacji o masie wytworzonych odpadów w ramach każdego miejsca prowadzenia działalności. Efektywniej byłoby w tym zakresie, automatycznie wykorzystać już raz wprowadzone dane w ewidencji.

Niewątpliwą korzyścią z zastosowania wyżej wymienianych rozwiązań, poza oszczędnością czasu użytkowników, jest ograniczenie możliwości popełnienia błędu, który może się pojawić przez konieczność wprowadzania jednej danej kilkukrotnie.

Dane zgromadzone cyfrowo jako źródło dalszych analiz

Baza danych odpadowych wprowadziła digitalizację danych w zakresie gospodarki odpadami, co dla wielu nowoczesnych przedsiębiorstw nie było niczym nowym. Zarówno dane dotyczące odpadów, jak i inne informacje środowiskowe już wcześniej były przez nie gromadzone w postaci cyfrowej na potrzeby własnych wielopoziomowych analiz. Przedsiębiorstwa wykorzystywały do tego m.in. dobrze dopracowane systemy IT, posiadające również szereg rozwiązań dedykowanych, stanowiących dodatkowe udogodnienia usprawniające realizację obowiązków środowiskowych.

Co z przedsiębiorcami, którzy dopiero odkrywają potencjał drzemiący w posiadaniu uporządkowanych danych cyfrowych? Zapewne jedną z pierwszych czynności, jakie w takiej sytuacji będą chcieli wykonać użytkownicy, jest pobranie zgromadzonych w Bazie danych o odpadach informacji w formie umożliwiającej ich dalszą analizę, np. do najprostszego arkusza kalkulacyjnego. Niestety obecnie BDO nie daje takich możliwości, nawet w zagregowanej formie sprawozdania rocznego.

Posiadanie raportu z wprowadzonych danych byłoby nieopisanym ułatwieniem dla koordynatorów i managerów dużych spółek, gdzie za bieżące prowadzenie KPO oraz KEO odpowiadają dziesiątki, a czasem setki osób. Zwłaszcza, że przedsiębiorstwa posiadają jeszcze szereg innych obowiązków środowiskowych, m.in. raporty w zakresie pozwolenia zintegrowanego, sprawozdania do Głównego Urzędu Statystycznego, sprawozdanie do Krajowego Rejestru Uwalniania i Transferu Zanieczyszczeń, w których realizacji posiadanie uporządkowanych danych o gospodarce odpadami byłoby niezwykle pomocne.

Co dalej z realizacją obowiązków zakresu gospodarki odpadowej?

Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami niewątpliwie rozwija się i będzie rozwijała dalej. Nie jest wykluczone, że niektóre z wyżej wymienionych zagadnień zostaną rozwiązane. Nie należy się jednak spodziewać szybkiego wprowadzenia zaawansowanych funkcjonalności, które będą wykraczać poza elementy określone obowiązkami prawnymi. Warto jednak podkreślić, że Baza danych o odpadach dopuszcza możliwość integracji z systemami IT zewnętrznych dostawców. Dzięki przygotowanemu interfejsowi komunikacji, operacje wykonywane w BDO mogą zostać wykonane poprzez zewnętrzną aplikację.

Jak ułatwić sobie pracę w zakresie gospodarki odpadami?

Kilka przydatnych rozwiązań zostanie omówionych na podstawie aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami, stanowiącej część platformy ekostrateg.com. Aplikacja Zarządzanie Gospodarką Odpadami umożliwia swobodne budowanie struktury przedsiębiorstwa – istnieje możliwość założenia dowolnej ilości obiektów, które są połączone z konkretnymi miejscami prowadzenia działalności, co docelowo daje nam bardziej precyzyjne dane.

informacje o obiektach wytwarzających odpady w aplikacji zarządzanie gospodarką odpadami

Wykonując obroty odpadami przez BDO, użytkownik ma możliwość wybrania dowolnego kodu odpadu oraz dowolnej zarejestrowanej firmy odbierającej / transportującej odpady w Polsce, co w praktyce może przełożyć się na wiele błędów. Z wykorzystaniem aplikacji Zarządzanie Gospodarką Odpadami zawężamy ww. katalogi do faktycznie wykorzystywanych przez nas podmiotów / kodów odpadów. Co więcej, katalog odpadów niejednokrotnie na wewnętrze potrzeby analityczne rozbudowywany jest o dodatkowy podział dla jednego kodu. Przekłada się to na konieczność prowadzenia dodatkowego, własnego rejestru obrotów odpadami poza wpisami dokonanymi w BDO. Przy wykorzystaniu aplikacji Zarządzanie Gospodarką Odpadami istnieje możliwość dowolnej rozbudowy katalogu odpadów i dodawanie własnych opisów oraz symboli. Ponadto wprowadzanie danych do aplikacji Zarządzanie Gospodarką Odpadami zapewnia automatyczne uzupełnianie KEO i tym samym 100% zgodności danych bez dodatkowej pracy oraz konieczności weryfikacji.

informacje o parametrach odpadów w aplikacji zarządzanie gospodarką odpadami

W aplikacji Zarządzanie Gospodarką Odpadami można zarządzać stanem magazynowym, rejestrować przychody oraz rozchody, w tym dla odpadów, które zostały wytworzone na miejscu i tym samym nie było potrzeby tworzenia dla nich KPO. Pozwala to zachować kontrolę oraz pełną historię o wszelkich obrotach odpadami zarówno pomiędzy obiektami przedsiębiorstwa, jak i podmiotami zewnętrznymi. Aplikacja Zarządzanie Gospodarką Odpadami zapewnia dwukierunkowe połączenie z Bazą danych odpadowych, co pozwala nie tylko wysyłać informacje, ale również pobierać z BDO dane o zmianie statusu karty wraz z dodatkowymi informacjami, np. o powodzie odrzucenia KPO.

Aplikacja Zarządzanie Gospodarką Odpadami, na podstawie zgromadzonych danych, automatycznie uzupełnia sprawozdanie roczne w zakresie działu I oraz XI i co najważniejsze, pozwala wygenerować kompletne dane do edytowalnego arkusza zapewniając użytkownikowi dostęp do kompletu informacji. Tym samym przedsiębiorca nie tylko spełnia obowiązek ustawowy wskazujący konieczność dodatkowej archiwizacji dokumentów przez okres 5 lat, ale również otrzymuje doskonały wkład do innych raportów zgodnie z określoną przez siebie strukturą przedsiębiorstwa.

raport obrotów odpadami z aplikacji zarządzanie gospodarką odpadami

Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami to dobry krok w kierunku cyfryzacji obiegu dokumentów. Dzięki temu, że jest systemem otwartym i dostosowanym do komunikacji z aplikacjami zewnętrznymi, daje szansę przedsiębiorcom na realizację obowiązków prawnych przy jednoczesnym korzystaniu z dodatkowych udogodnień przewidzianych np. w aplikacji Zarządzanie Gospodarką Odpadami, ułatwiających analizę oraz kontrolę danych i podejmowanie decyzji biznesowych.

Autor: Michał Drabek

Poprzedni artykułNastępny artykuł